Tiệc cưới là một sự kiện trọng đại trong đời, bạn muốn có thật nhiều bà con bạn bè cùng tới chung vui với mình. Nhưng bạn cần lưu ý rằng càng mời nhiều khách, bạn và gia đình càng vất vả hơn trong khâu tổ chức và nó sẽ tương ứng với một khoản chi phí không nhỏ.
Với việc lên xong danh sách khách mời, đưa thiệp đâu vào đấy thì vẫn không có nghĩa là bạn đã xong xuôi, bạn lại phải đau đầu với chuyện bao nhiêu trong số khách được mời sẽ đi, số lượng phát sinh là bao nhiêu để chọn địa điểm, chọn sảnh, đặt bàn, thực đơn hay thậm chí bây giờ còn thêm việc chuẩn bị quà đáp lễ. Nhất là đối với những cặp đôi muốn đặt tiệc ở những nhà hàng lớn có thể họ sẽ yêu cầu bạn phải đặt trước 3 tháng, 6 tháng có khi cả năm thì chuyện này phải được tiến hành từ khá sớm.
Đây quả là một bài toán không đơn giản nhưng chỉ cần bạn bỏ chút thời gian, đầu tư thêm chút công sức trong khâu chuẩn bị thì mọi thứ sẽ đơn giản hơn cho bạn để tận hưởng một đám cưới hoàn hảo mà không để nỗi phiền về mâm thừa, cỗ thiếu, về chi phí làm ảnh hưởng đến chuyện tận hưởng hạnh phúc trăm năm của bạn. Trong trường hợp này CNMS Bridal sẽ gợi ý cho bạn một số cách sau:
❥ Trước khi lên danh sách khách mời
Trước khi lên danh sách khách mời, bạn cùng người bạn đời hãy dành thời gian để xác định ngân sách tổng thể cũng như chi phí cho số bàn tiệc sẽ đặt, chi phí quà tặng cho khách mời (nếu có). Sau đó, lên danh sách và ưu tiên cho số lượng khách trong họ hàng trước tiên. Như vậy, khi tính đến số lượng khách mời, hai bạn có thể trừ những người thân ra để được con số khách mời của riêng hai bạn. Và hãy xác định tư tưởng là chỉ mời bạn bè thân thiết, người quen lâu ngày, đồng nghiệp, những khách bạn yêu mến hoặc đã giúp đỡ bạn.
❥ Phân tầng khách mời
Có nhiều tiêu chí để phân tầng khách mời chẳng hạn xác định theo tiêu chí khách mời nào chắc chắn sẽ đến, những vị khách nào nhiều khả năng tham dự và những vị khách nào ít khả năng tham dự hoặc tiêu chí những người nhất thiết phải mời, những người nên mời hoặc có thể mời…tùy theo quy mô tổ chức tiệc cưới của hai bạn và hai bên gia đình.
Nhóm người thân hầu hết sẽ đến tham dự, nên có thể đưa vào danh sách chắc chắn mời là sẽ đến và chắc chắn phải mời.
Nhóm khách địa phương, bà con làng xóm
Nhóm bạn bè học chung phổ thông, bạn bè đại học,…
Nhóm đồng nghiệp: đồng nghệp cũ, đồng nghiệp hiện tại,…
Nhóm bạn bè làm ăn,…
Nhóm bạn bè của anh, chị, của em cô dâu chú rể
❥ Xác định danh sách ít khả năng tham dự
Sau khi phân tầng bạn sẽ xem xét những nhóm nào ít khả năng tham dự, trong từng nhóm sẽ có các mức độ mối quan hệ thân sơ, thường xuyên liên lạc hay không để xem xét khả năng tham dự của họ. Đối với những vị khách như bạn học thời Trung học phổ thông hay đại học, thầy cô cũ, đồng nghiệp cũ…, bạn hãy gửi lời mời và cũng mong họ đến tuy nhiên đừng tạo cảm giác là một lời mời ràng buộc và bạn có thể để tên họ vào danh sách ít khả năng tham dự.
❥ Tính toán ra con số cụ thể
Dựa vào việc phân tầng từng nhóm khách, tính toán xác suất tham dự của từng nhóm, ta sẽ có được con số ước lượng khách tham dự dựa trên danh sách dự định mời của từng nhóm với xác suất từng nhóm tham dự, đây là con số tương đối nên bạn cần ước lượng thêm số lượng dự trù, phát sinh (người yêu của bạn, vợ/chồng của bạn…) để có thể đưa ra danh sách đặt bàn tiệc và chuẩn bị quà cho chu đáo.
❥ Xác định thời gian gửi thiệp cưới
Bạn cần tính toán thời gian đưa thiệp phù hợp cho từng nhóm cụ thể, chẳng hạn các bậc cha chú, lãnh đạo, bạn bè người thân ở xa, đồng nghiệp cũ nên đưa sớm…hay gọi điện thông báo trước về dự định đám cưới trong thời gian sắp tới cho bạn bè họ hàng thân thiết, gửi mail hay thiệp mời điện tử trước để phòng trường hợp thiệp giấy đến quá trễ thậm chí không đưa được đến tay người nhận. Bạn cùng cơ quan, bạn thường xuyên gặp có thể đưa sau cùng hay gần thời gian đám cưới của bạn.
Nhưng chung quy lại, bạn nên gửi thiệp sớm để khách mời có thể sắp xếp lịch công việc, có thời gian chuẩn bị trang phục, quà tặng,…, hơn nữa họ thấy được thái độ trân trọng của bạn dành cho họ. Nếu bạn gửi thiệp quá cận kề ngày cưới, họ sẽ nghĩ bạn nhớ đến họ sau cùng, bạn không thiết tha mời họ và vì vậy họ cũng không thiết tha đi dự đám cưới của bạn.
❥ Gọi điện thoại xác nhận
Nếu trong vòng bao nhiêu ngày sau khi gửi thiệp, bạn không nhận được thông tin xác nhận từ phía khách mời thì bạn nên chủ động gọi điện cho họ. Người Việt Nam chúng ta hay có câu “lời nói không quan trọng bằng cách nói”. Việc bạn gọi điện thoại không phải thẳng thừng hỏi khách có đến tham dự được không mà hãy cho khách biết là bạn rất quan tâm đến sự có mặt của họ. Khi trao đổi bạn sẽ xác định được họ có chắn chắn tham dự hay không, ai có thể cùng đi với họ.
❥ Nhắc lại cho khách
Việc không nhớ thời gian, địa chỉ bữa tiệc cưới của bạn là điều dễ xảy ra đối với những khách quá bận rộn. Do đó, trước một ngày, bạn cần nhắc lại ngày, giờ, địa điểm tổ chức lễ cưới của mình cho các khách mời. Đó cũng là một cách thể hiện sự quan tâm của bạn đến khách mời.
Ngoài việc luôn ghi rõ những thông tin quan trọng về tiệc cưới bạn có thể ghi thêm số điện thoại vào thiệp mời để khách tiện liên hệ khi cần hỏi thêm thông tin về lễ cưới hay xác nhận sự tham dự. Ngoài ra, chúng ta có thể đề nghị khách gửi thông tin xác nhận đến những địa chỉ bạn đề cập ngay khi nhận được thiệp mời bằng việc bổ sung thêm phần xác nhận hay thư xác nhận kèm trong thiệp mời để khách thấy sự cần thiết của việc này đối với bạn. Và bạn nhớ chú ý việc ghi tên người được mời một cách trang trọng, đúng chính tả, tránh những sai sót không đáng có làm phật lòng người được mời.
❥ Thông điệp nhắn nhủ cho người nhận thiệp
Trước những cuộc hẹn hay lời mời, người Việt thường có thói quen đợi đến gần ngày mới xác nhận (RSVP). Điều đó chỉ nên áp dụng với những trường hợp chẳng đặng đừng hay những cuộc hẹn ít quan trọng, đối với tiệc cưới thì hoàn toàn không nên. Nếu bạn trong vai trò khách mời hãy nghĩ đến sự quan trọng của một ngày cưới và sự đầu tư của cô dâu chú rể cho ngày cưới của họ. Vì vậy, gọi điện xác nhận hoặc thông báo sự vắng mặt của mình là điều nên làm ngay khi nhận được thiệp mời chính là cách xử sự chu đáo của mỗi người thời đại văn minh.
